Cum să scrii emailuri mai bune

cum să scrii emailuri

Să scrii un email nu e, teoretic, mare filosofie. Practic, este. Emailul este una dintre principalele metode de comunicare în business și să scrii emailuri bune e important. Ce face ca un email să fie bun? Pe scurt, un email bine scris nu irosește timpul celui care-l primește, transmite clar informația, este persuasiv și oferă un plan de acțiune. Poate face asta în două rânduri sau în zece, nu contează.

Înainte să închizi pagina și să zici ‘eeee, știu eu să scriu mailuri, n-am nevoie de asta,’ gândește-te de câte ori n-ai primit un răspuns sau răspunsul pe care-l așteptai. Sau cât de enervant este să ai Inboxul plin de mesaje, din care jumătate inutile. Oare nu cumva poți să faci și tu ceva să fie lumea mai bună?

bad email

Iată câteva sfaturi să scrii emailuri cu șanse mai mari să fie încadrate la o comunicare de succes.

Adică să nu enervezi pe nimeni și să obții ceea ce vrei.  

Scrie cu un scop. Ce vreau să spun aici? De ce scriu acest mail? Ce vreau să obțin la final? Întreabă-te, înainte să scrii. Te ajută să nu bați câmpii și să scrii un email din care și celălalt înțelege ceva.  

Chiar trebuie să trimit acest email? De multe ori, răspunsul este “nu”. Doar pentru că putem și e la un click distanță, nu înseamnă că trebuie să umplem Inboxul celorlalți. Cititul emailurilor a devenit o corvoadă pentru mulți. Cu cât e mai stufoasă firma sau ai mai mulți colaboratori, cu atât ai de trecut zilnic prin mai multe epistole.

Unele comunicări scurte pot fi făcute și live (dacă ești la birou și tot ce vrei este să spui un mulțumesc). Altele merg mai bine la telefon (când sunt multe de clarificat și poți evita un schimb de 20 de emailuri). Iar altele (cele mai multe) pot fi amânate până ai ceva clar de zis.

Fii concis. Ai șanse mai mari să transmiți mesajul dacă vorbești scurt și la obiect. Nu folosi introduceri lungi, scuze, explicații. Treci la subiect repede și spune ce ai de spus. Folosește fraze scurte și un ton conversațional.

Nu scrie emailuri prea lungi. Concentrează-te pe una, două, maxim trei idei de transmis. Scrie o introducere scurtă, în care explici scopul comunicării. Apoi, paragrafe de maxim 3-4 rânduri, cu o singură idee pe paragraf. Informația poate întotdeauna să fie distilată, trebuie doar să depui puțin efort (iar celălalt te va aprecia pentru asta).    

Formatează. Folosește enter-ul cu încredere să separi introducerea, paragrafele și concluzia. Textul trebuie să fie ușor de scanat.  

Fii (super) clar. Nu-l pune pe celălalt să citească de 4-5 ori să se prindă ce-ai vrut să zici. Dă toate detaliile necesare din prima, nu-l obliga să-ți răspundă să te întrebe. Citește emailul ca și cum nu ai ști despre ce e vorba și ești în papucii celuilalt. Se înțelege?

Fii convingător. Emailul trebuie să răspundă la cele trei întrebări:

  • Ce? Ce dorești de la cel căruia îi scrii?
  • De ce? Continuă cu o explicație scurtă și 1-3 argumente.
  • Când? Până când ai nevoie de răspuns? Când să facă ce vrei tu să facă?

Nu te sfii să dai un termen limită și să setezi corect așteptările. Și nu presupune că celălalt va înțelege, pur și simplu, ce vrei tu. Oamenii sunt ocupați, trec prin mailuri rapid, trebuie să fii clar și convingător.

Fii politicos, dar nu exagera. O doză de politețe e necesară, mai ales cu persoane pe care nu le cunoști. Nu exagera totuși cu domn/doamnă, vă rog frumos, vă mulțumesc nețărmuit, dacă binevoiți, stimă și considerație. Vorbești cu oameni ca tine.

Scrie cu încredere. Atitudinea se vede și în scris, nu doar în comunicarea față în față. Scrie ca și cum știi despre ce vorbești și de la egal la egal. Combinat cu doza corectă de politețe de mai sus, ai șanse să scrii un email convingător.

Nu scrie emailuri nervoase. Aștepți de la un coleg de două zile să-ți trimită ceva. Ți-a promis clientul plata de o lună și tot amână. Sfatul meu e să nu trimiți emailuri nervoase, orice ar fi. Nervii în scris nu arată bine și rămân acolo pe vecie să fie citiți și recitiți, mult după ce te-ai calmat. Emailurile nervoase lasă un gust amar.

În schimb, poți trimite un email ferm și politicos, în care explici situația, dai argumente pentru nemulțumirea ta, pui un termen limită și adaugi și consecințele nerespectării acelui termen limită.  

Evită să “reply all”. Există această boală de a informa pe toată lumea despre toate lucrurile. Vă rog, opriți nebunia! Evident, uneori este necesar. Dar, de multe ori, răspunsul vizează o singură persoană. Hai să discernem cui îi este destinată comunicarea și pe cine interesează (cu adevărat) și să-i scutim pe ceilalți de mult delete.

Pune un subiect scurt și clar. Subject line-ul e acolo să le dea celor care primesc emailul o idee rapidă despre ce e vorba. Așa că evită să fii vag. Ai nevoie rareori, aproape niciodată, de semnul exclamării. Spune dacă e urgent (dar trebuie să fie cu adevărat așa).  

Recitește și editează înainte să trimiți. Verifică dacă ce ai spus are logică și oferă toată informația necesară. Corectează greșelile de tipar și gramatică (nu ai scuză nici când trimiți de pe telefon). Vezi dacă poți renunța la anumite cuvinte, propoziții și chiar paragrafe, pentru a scurta mesajul. Din experiență, întotdeauna poți.

Citește și Cum să editezi un text să sune bine.

Te-ar putea interesa și:
Ți-a plăcut? Spune-le și altora:

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *