Powerpoint cu sens: Câteva sfaturi pentru o prezentare mai bună

Multe slide-uri cu (multe) liste, un monolog, audiența care se joacă plictisită pe telefoane – sună cunoscut? În ziua de azi, aproape oricine are de făcut prezentări pentru colegi, șefi sau clienți. Și cei mai mulți ne încadrăm în aceleași tipare și replicăm aceleași prezentări (plictisitoare), iar și iar.

E comod să nu ieșim din tipare, chiar dacă ele sunt ineficiente. E greu să facem lucrurile un pic mai bine că nu avem timp, nu știm cum și “ce-o să zică alții?”.

Totuși, aș vrea să te conving că merită să faci un minim de efort pentru a ține prezentări cu impact mai mare. Prezentările bune mențin atenția audienței, transmit mesajul mai eficient și te fac mai plăcut și memorabil. Prezentările slabe nu sunt altceva decât o bifă pe o listă cu lucruri de făcut. Sigur, merge și așa. Dar de ce să irosești timpul tău și al celor care te ascultă?

Din experiența mea de privitor și prezentator și din ce-am mai citit pe la alții, iată câteva sfaturi pentru a pune sens în Powerpoint. Powersens! 🙂

Formulează obiectivul/mesajul prezentării

Prima greșeală pe care o fac mulți este să nu aibă un obiectiv clar pentru prezentare. Orbecăie prin subiect și te lasă cu senzația de „așa, și?”. Gândește-te la obiectiv înca dinainte să începi să lucrezi la prezentare. Îți va fi mult mai ușor s-o construiești și să decizi ce informație rămâne și ce nu. Mă ajută asta să-mi îndeplinesc obiectivul? Da/nu.

Întreabă-te:

Cu ce vrei să rămână audiența?

Care e fraza pe care ți-ai dori să o spună dacă i-ai întreba despre ce a fost vorba?

Care e acțiunea pe care vrei s-o întreprindă?

Obiectivele pot fi variante: educare/informare, persuasiune, vânzare etc.

La finalul prezentării, vreau să știe ce e content marketingul.

Vreau să-mi cumpere produsul.

Vreau să-i conving că avem nevoie de resurse noi în echipă.

Pune text puțin pe slide-uri

Powerpoint nu e Word. Știi slide-urile alea cu paragrafe întregi pe ele? E firesc să ai tendința să pui toată informația acolo, s-o vadă audiența:

Vrei să arăți că știi cât mai multe.
Ți-e mai ușor să susții prezentarea. Ești sigur că nu uiți.

Atunci de ce nu le dai pur și simplu un mail cu informația? De ce mai e nevoie să vii în fața lor să le-o reciți?

Scopul unei prezentări este să mergi dincolo de informație, să vorbești cu oamenii, să le explici, să interacționezi cu ei și să-i impresionezi. Când pui prea mult text pe slide-uri, toată sala citește. Nu sunt atenți la tine, ci sunt distrași de cantitatea mare de informație de pe perete. Dar pe care nu au răbdare să o parcurgă. Mai mult, când citești textul de pe slide-uri, ai o tonalitate liniară, tinzi să vorbești prea repede și nu reușești să captezi atenția.

Nu zic să nu folosești deloc text, ci să-l folosești inteligent:

Pune pe slide-uri doar cuvintele cheie sau ideile principale. Restul poți spune tu. Uită-te la fiecare paragraf și alege esența. Dacă ai putea spune un singur cuvânt, care ar fi ăla?
Dacă trebuie să scrii definiții, propoziții, paragrafe, pune-le singure pe slide și în centru. Ajută-i să se concentreze pe un singur lucru.
Folosește fonturi mari, lizibile de la distanță.

Iată un exemplu de cum poate fi transformat un slide dintr-o nuvelă într-o reprezentare memorabilă, cu impact:

Sursa exemplu: garrreynolds.com

Folosește imagini care sporesc înțelegerea

În loc de text (și pe lângă el), folosește imagini care te ajută să transmiți mesajul. Creierul preferă imaginile și e mai perceptiv la ele. Le înțelege mai ușor. “Bine, dar eu prezint lucruri serioase, unor oameni de afaceri importanți.” Orice prezentare poate beneficia de elemente vizuale bine alese și plasate.

Câteva sfaturi:

Alege imagini simple, umane, conceptuale, din seria “A picture is worth a thousand words.”
Folosește același tip de imagine în toată prezentarea, pentru consecvență.
Evită imaginile clișeu. Cătălin Ionașcu ne dă câteva exemple de imagini penibile de business.
Folosește diagrame simple (pie charts, vertical/horizontal bar charts). Evită să pui tabele sau grafice complicate – oricât de multe ar spune, sunt greu de urmărit într-o prezentare.

Umanizează prezentarea

Cifrele și argumentele de business sunt bune. Dar le vorbești unor oameni, care se plictisesc repede. Captează-le interesul, ajută-i să te cunoască mai bine și să te asculte cu urechile ciulite prin storytelling. Alexandra ne explică în articolul ăsta cum să folosim poveștile pentru o prezentare mai reușită.

Prezintă cu încredere

Nimic nu e mai plictisitor, nici măcar textul de pe slide-uri, decât un vorbitor monoton, care nu știe cum să termine mai repede prezentarea.

Ca să fie bine…

Repetă, repetă, repetă. Singurul mod în care vei fi sigur pe tine, e să fii stăpân pe ce ai de zis.
Stai drept, gesticulează cu moderație și uită-te în ochii audienței. Nu te juca cu mâinile, nu te plimba nervos, nu te bâțâi.
Variază vocea – tonalitate, ritm, viteză de vorbire. Folosește-ți timbrul pentru a transmite mesajul. Vorbește mai tare când e ceva important sau urgent. Vorbește mai încet când vrei să le sporești atenția. Vorbește mai rar și accentuează cuvintele să semnalezi ceva esențial.

Dacă ai trac și probleme cu vorbitul în public, te sfătuiesc să te alături unui club unde poți să-ți exersezi abilitățile. De exemplu, Toastmasters International sunt cea mai mare rețea de cluburi de vorbit în public și găsești multe în București și în restul țării.

Ieși din tipare

Nu-ți fie frică să faci lucrurile altfel. Să folosești imagini și video, să spui o glumă sau o poveste, să alegi Prezi în loc de Powerpoint sau, de ce nu, să nu folosești slide-uri deloc. Cum ar fi?

Pe scurt

Când ai de pregătit o prezentare, înainte să deschizi Powerpointul și să faci a o mia prezentare identică cu toate prezentările făcute vreodată, ia-ți 5-10 minute să te gândești. Ce vrei să spui? Cui prezinți? Cum ai putea face lucrurile altfel, astfel încât oamenii cărora le vei vorbi să te asculte cu adevărat?