Cum să creezi un newsletter și cui să-l trimiți

Un newsletter poate fi o unealtă eficientă de comunicare cu clienții sau poate fi un email aruncat fără milă la gunoiul virtual. Azi vorbim despre ce face diferența între cele două și despre cum să creezi un newsletter deschis cu drag.

Înainte de toate, ce este un newsletter? Un newsletter este un email trimis periodic unei liste de persoane prin care comunici noutăți. Poți trimite un newsletter clienților, listei de abonați la email sau chiar colegilor tăi. Apropo de asta…

Cel mai important aspect pe care trebuie să-l iei în considerare când concepi un newsletter este: Cui îl trimiți? Una e dacă îl trimiți unor oameni care nu au auzit niciodată de tine, alta e dacă te adresezi unor cunoscuți. Diferența nu va fi atât de design-ul newsletter-ului, cât de mesajul pe care îl transmiți. Dacă te adresezi unor necunoscuți, șansele ca emailul să fie deschis sunt destul de mici. Nu e ca și cum duce cineva lipsă și abia așteaptă unul în plus.

Despre emailuri către necunoscuți

Sfatul meu este să încerci să trimiți newslettere doar celor a căror adresă de email ai obținut-o personal. E posibil să cumperi liste de email și poate părea o scurtătură către rezultate. Pe lângă că nu prea e legal din punct de vedere GDPR să dai emailuri nesolicitate, riști și să fii enervant și să-ți irosești timpul și banii. Mai bine faci un efort să-ți creezi propria listă și să comunici cu oameni care își doresc să te asculte, decât cu străini care te vor ignora în mare parte. Chiar dacă lista ta e mai limitată la început, un email deschis face mult mai mult decât 100 ignorate.

Cum faci rost de emailuri? Iată câteva metode:

• Pune un formular de abonare pe site. O practică care funcționează este să oferi ceva de valoare la schimb pentru adresa de email (un ebook, un free trial etc.)
• Fă networking. Du-te la evenimente și cunoaște oameni care ar putea fi interesați de ce ai de oferit.
• Organizează evenimente în domeniu. De la discuții și conferințe, la workshop-uri sau târguri, orice poate funcționa pentru a crea o comunitate.  
• Cere recomandări. Prietenii prietenilor tăi sunt și prietenii tăi potențiali.
• Folosește emailurile pe care le ai deja. Lista de colegi, foști colegi, prieteni și colaboratori poate fi un început.

Dacă totuși te încăpățânezi să comunici cu necunoscuți, fă un efort să descoperi cât mai multe despre ei. Ți-aș sugera să trimiți emailuri personalizate, în care să te legi de interesele fiecărei persoane în parte. Poate le-ai citit blogul. Poate aveți o cunoștință în comun. Agață-te de orice informație ai pentru a stabili o conexiune și a crește șansele ca persoana respectivă să citească mesajul.

Nu ai timp/chef să trimiți emailuri personalizate? Atunci trebuie să concepi un email cu totul special. Trebuie ca subject line-ul să vorbească pe limba audienței, să adreseze o problemă, o durere, să atragă cumva atenția. Și dacă îi faci să deschidă email-ul, mesajul trebuie să fie scurt, interesant și captivant. E singura șansă să te faci plăcut versus să primești un ‘delete’ sau ‘mark as spam’.

Cum scrii un mesaj care să fie citit? Doar cunoscându-ți audiența și concentrându-te pe beneficiile pe care poți să i le aduci, și nu doar pe ceea ce ai tu de spus/promovat. Oricum, asta se aplică și în cazul celor care ți-au dat email-ul de bunăvoie și nesiliți de nimeni.

Despre emailuri către cunoscuți

Cunoscuții pot fi persoane cu care ai dat mâna în carne și oase sau care și-au arătat interesul să primească newsletter-ul tău printr-un formular pe site, recomandare etc. Ideea e să știe de tine înainte să vadă emailul în inbox.

Și chiar și așa, doar pentru că cineva ți-a dat adresa de email și a fost de acord să primească mesajele tale, nu înseamnă că trebuie să abuzezi de permisiunea asta. După cum subliniază Seth Godin în Permission Marketing, permisiunea (să comunici, să vinzi) poate fi retrasă oricând, dacă faci un pas greșit. Trimite doar emailuri valoroase, de care oamenii ar fi interesați. Nu trimite emailuri prea des și nu folosi newsletter-ul doar pentru a promova ceva.

Indiferent cui trimiți, ține cont de GDPR

GDPR e o legislație europeană implementată și în România care protejează cetățenii europeni de abuzuri atunci când vine vorba de datele personale. Date personale înseamnă nume, adresă de email, adresă fizică, număr de telefon, cod numeric personal etc. Sunt informații pe care mai toate webiste-urile le colectează cu un scop sau altul.

Potrivit GDPR, oricine colectează astfel de date de la cetățenii europeni are obligația să asigure confidențialitatea datelor, să nu colecteze și să nu păstreze mai multe date decât are nevoie, să aibă procese bine puse la punct pentru colectarea și managementul datelor, să alerteze imediat autoritățile în caz de activitate suspicioasă cu datele respective etc. De asemenea, cetățenii au dreptul să ceară oricând detalii legate de ce date deții despre ei și să solicite modificarea sau ștergerea lor. Astea ar fi, pe scurt, câteva dintre prevederi.

Ce trebuie să faci atunci când vrei să trimiți newslettere:

• Asigură-te că, atunci când colectezi adrese de email, obții acordul persoanelor respective pentru a le trimite mesaje. Poți face asta explicând într-un email de confirmare că tocmai s-au abonat și că vor primi mesaje de la tine, punând o căsuță explicativă pe formularul de abonare, care trebuie bifată, sau orice altă metodă găsești. Important este să fie clar pentru celălalt cu ce este de acord.
• Dacă nu ești sigur că ai acordul de trimitere sau știi că nu îl ai, trimite un email prin care să obții acest acord. Probabil ai observat o avalanșă de astfel de emailuri în 2018, după intrarea în vigoare a GDPR.
• Include în orice mesaj un link prin care persoanele respective pot opta, fără bătăi de cap, să nu mai primească mesaje de la tine. Și respectă această alegere.
• Tratează datele celorlalți cu respect. Trimite doar mesaje relevante și doar celor care doresc să le primească. Asta ar trebui să fie o regulă care nu ține doar de GDPR.
• Dacă lucrezi cu un volum mare și complex de date, probabil ai nevoie de proceduri bine puse la punct. Un consultant specializat te poate ghida.

După această lungă și necesară introducere, să trecem la emailul efectiv.

Ce ar trebui să conțină un newsletter

În funcție de audiență și de ce ai de comunicat, newsletter-ul poate avea un design simplu sau complex. Poate fi pur și simplu un text, ca un email oarecare. Varianta mai complexă include elemente vizuale și mai multe secțiuni. Avantajul celei din urmă este că poți atrage atenția mai ușor și poți structura informația mai bine.

Iată elementele principale ale unui newsletter:

1. Subject line

Subiectul emailului influențează în mare măsură decizia de a-l citi. Evită să folosești cuvinte plictisitoare (precum ‘newsletter’) sau cuvinte bombastice (precum ‘urgent!!!’) care irosesc timpul cititorilor sau care te pot duce într-o listă de spam. Încearcă să stârnești curiozitatea, să promiți doar lucruri care se regăsesc în email și să nu scrii mai mult de 10-15 cuvinte. 

Și, că tot sunt la modă, folosește și tu emoji-uri pentru a crește șansele ca lumea să deschidă emailul. Te-ai putea gândi că emoji-urile sunt potrivite doar pentru branduri mai relaxate sau cu un public mai tânăr, dar nu este așa. Un emoji bine ales poate da un pic de culoare inbox-ului și poate atrage atenția.

Potrivit unei analize HubSpot, avem așa:

• Cele mai populare semne emoji: 😂 ❤ 😭 😍 👍
• Cele care cresc engagementul: 🙆‍♀️ 🐠 🍒 💃 ⛅
• Cele care încurajează lumea să dea click: 🐴 🐙 🍒 🚂

Cireșele par a fi la mare căutare 😊. Desigur, nu avem de-a face cu o știință exactă și e bine să încerci lucruri diferite și, cel mai important, să ții cont de context. Și să te distrezi un pic.

2. Header

Header-ul, adică partea de sus a email-ului, conține fie o imagine reprezentativă, fie titlul newsletter-ului, fie un logo, fie toate la un loc. Ai grijă, totuși, să nu-l încarci. Ar fi de preferat să folosești aceleași elemente vizuale pentru fiecare newsletter, pentru a-i crea o identitate.

De exemplu, iată header-ul newsletter-ului Blacusens. Este același la fiecare email și conține logo-ul + sloganul.

3. Intro

Personal, evit să folosesc “Dragă [nume],” dar e doar o preferință, nu e greșit nici cu, nici fără. După eventuala formulă de salut, urmează introducerea în subiect. De ce ai contactat omul? Care e contextul în care îi scrii? Poți începe abrupt sau o poți lua pe ocolite, însă vezi să nu ajungi la Buzău. Introducerea nu trebuie să aibă mai mult de 2-3 propoziții, clare, la obiect și coerente cu restul emailului.

La newsletter-ul Blacusens, evit introducerile lungi și încep direct cu un articol pentru că mă aștept ca lumea să știe de ce s-a abonat. 

Din nou, depinde de așteptările pe care le au cititorii. Dacă s-au abonat și știu ce urmează, nu trebuie să le explici prea mult. Dacă te văd pentru prima dată, e necesar să pui lucrurile în context. E nevoie de explicații și dacă, brusc, schimbi tipul de comunicare pe care-l primesc de la tine.

4. Secțiuni

Dacă ai mai multe de comunicat, secțiunile îți permit să structurezi informația și să o faci mai ușor de parcurs. Poți avea și o singură secțiune principală, dacă ai un singur mesaj.

O secțiune poate conține o imagine sugestivă, textul aferent și un element vizual (cum ar fi o linie sau un cadru) care o separă de restul email-ului. Împărțirea pe secțiuni o faci în funcție de informația pe care o ai de comunicat.

• Iată câteva variante de structurare sugerate de MailChimp:

Câteva sfaturi:

• Nu încerca să comunici prea multe într-un singur email. Concentrează-te pe 2-3 lucruri pe care vrei musai să le spui. Orice depășește câteva paragrafe va fi cel mai probabil ignorat.
• Nu încărca template-ul prea mult cu imagini și informație. Ca în cazul oricărei comunicări, mai puțin e mai mult.
• Scrie scurt, la obiect și fii relevant. Concentrează-te pe informații utile și beneficii.
• Include un call-to-action. Ce vrei să facă după ce citesc emailul? Să dea click pe un link, să-ți viziteze pagina de Facebook, să cumpere ceva?
• Recitește emailul de câteva ori și corectează eventualele greșeli.

5. Footer

Footer-ul este ultima secțiune a email-ului. Cea mai importantă informație de inclus aici este un link de dezabonare. Trebuie să le dai oamenilor opțiunea să nu mai primească emailuri de la tine. Lipsa unui astfel de link poate fi frustrantă și te poate duce pe lista de spam.

În footer mai poți include link-uri la site, la conturile de social media și o adresă a afacerii tale. Sunt unele platforme care nici nu te lasă să trimiți un newsletter fără să incluzi informații minime de contact și dezabonare.

Cum trimiți un newsletter  

Există diferite platforme care te ajută să creezi și să trimiți newslettere. Personal, m-am obișnuit cu MailChimp, varianta gratuită. E destul de ușor să administrezi o listă de email-uri, să setezi o campanie, să alegi un template și să personalizezi conținutul.

Poți apela la un designer/developer pentru un newsletter personalizat sau poți alege dintr-o lungă listă de servicii similare cu MailChimp. Pentru un serviciu de email marketing autohton, recomand NewsMan. L-am încercat și are tot ce trebuie. Sau, dacă mergi pe varianta super-simplă, poți scrie email-ul în Gmail, Outlook sau orice alt client de email folosești, dar nu vei avea acces la optimizări și rapoarte, fără de care opțiunile tale sunt limitate.

Testează

Ai muncit, ai creat, ai transpirat și newsletter-ul e gata. Înainte să-ți trimiți capodopera în lume, trimite un email de test către propria-ți adresă + 2-3 colegi/prieteni (de preferat, cu clienți de email diferiți). Chiar dacă un email arată bine la tine pe desktop, e posibil să apară probleme de afișare, să fie greșeli pe care nu le observi, să nu meargă link-uri etc. Din experiență, nu e email la care să nu mai ai ceva de schimbat după ce faci un test.

Optimizează pentru mobil

Mobilul e folosit tot mai mult pentru navigare pe net, inclusiv citit email-uri. Nu mai e acceptabil să lansezi ceva care nu se vede bine pe mobil. Așa că verifică cum se afișează newsletter-ul și pe mobil înainte să-l trimiți.

Verifică rezultatele și mai încearcă

Ziua, ora, subject line-ul și alte detalii pot influența cât de citit e newsletter-ul tău. Platformele de email îți oferă tot felul de statistici legate de emailurile trimise: câți le-au deschis, de câte ori, pe ce au dat click etc. Testează diferite variante de email, mai schimbă ziua sau ora și vezi ce rezultate obții. Deși există sfaturi generale legate de când citește lumea emailurile, fiecare audiență e diferită, așa că cel mai bine te lămurești singur ce funcționează.

Pentru mai multe idei, abonează-te la emailuri din nișa ta (și nu numai), în special la cele trimise de jucătorii de succes, și vezi ce fac ei bine.

Nu în ultimul rând, nu te supăra dacă primești câte o dezabonare din când în când :).